Wie EOS ein Confluence-Intranet für 10.000 Nutzende aufbaute
EOS Group wollte ein Intranet aufbauen, das bessere Zusammenarbeit der Arbeitskräfte in einem zentralen Hub fördert.
Ein Intranet für 10.000 Nutzende ist nicht ohne, aber EOS arbeitete zusammen mit demicon, um eine Inhaltsstrategie zu entwickeln, bei der niemand zu kurz kam.
EOS nutzte die zusätzliche Strukturfunktion von Refined Sites, um Seiten und Bereiche in einer einfach zu bedienenden Benutzeroberfläche zu organisieren.
EOS Group erstellte ein soziales Intranet für das gesamte Unternehmen in Zusammenarbeit mit dem Atlassian Solution Partner demicon. Mithilfe von Refined for Confluence konnten sie eine inhalts- und wissensintensive Kollaborationsplattform auf den Markt bringen, die 10.000 Mitarbeitende erreichen kann. Bei einem Intranet dieser Größe ist es eine Herausforderung, unzählige Inhalte in einer flexiblen und leicht verständlichen Informationsarchitektur zu strukturieren. Mit den integrierten Organisations- und Strukturfunktionen von Refined war dies jedoch möglich.
Informationen zur EOS Group
EOS Group ist ein führendes internationales Finanzdienstleistungsunternehmen, das im Jahr 2000 gegründet wurde. EOS Group besteht aus mehreren spezialisierten Unternehmen, die ihre langjährige Finanzerfahrung auf globalen und lokalen Märkten bündeln. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Hamburg, Deutschland, beschäftigt rund 10.000 Mitarbeitende in mehr als 60 Unternehmen, die in über 25 Ländern tätig sind.
Informationen zu demicon GmbH
demicon GmbH ist ein in Deutschland ansässiges IT-Managementberatungsunternehmen. Es ist ein offizielles Atlassian Platinum Solution-Partnerunternehmen sowie ein Partnerunternehmen von Refined. Das Team aus IT-Experten und Beratenden verfügt über langjährige Erfahrung in der Konzeptentwicklung und Implementierung maßgeschneiderter Atlassian Software-Kollaborationstools.
Lars Bachmann, Vertriebsleiter bei demicon, interessiert sich dafür, wie soziale Intranets Unternehmen zugute kommen, indem sie ein produktives und innovatives Arbeitsumfeld bieten. Sein Interesse gilt insbesondere der Art und Weise, wie Confluence die Innovation, Kommunikation und das Projektmanagement erleichtert.
„Confluence von Atlassian ist mehr als eine digitale Datenbank für Wissensmanagement. Es ist ein Unternehmensintranet — ein Ort für die gesamte Arbeit deines Teams —, das eine dynamische und produktive Umgebung schafft. Es hilft, weniger Zeit mit der Suche nach Dingen zu verbringen, und mehr Zeit damit, Dinge in die Tat umzusetzen. Mit Confluence kannst du deine Arbeit organisieren, Dokumente erstellen und alles an einem Ort besprechen. “ — Lars Bachmann
Hintergrund
Im November 2016 wandte sich EOS Group an demicon, um eine Lösung für digitale Zusammenarbeit zu erhalten. Schon Ende Februar 2017 war diese bereits implementiert.
Obwohl das Unternehmen schon seit 2013 in einigen Bereichen Confluence anwendet, nutzte EOS Group bis vor Kurzem verschiedene Intranet-Dienste, darunter einen firmeneigenen Intranet-Dienst, der 2009 einem umfassenden Relaunch unterzogen wurde. Das Hauptproblem bestand darin, dass das Intranet des Unternehmens nicht für die Zusammenarbeit optimiert war und keine einheitliche Plattform verfügbar war.
Im Jahr 2017 reformierte EOS Group unter der Leitung von demicon das soziale Intranet, kombinierte das Intranetsystem mit Confluence und führte ein ganzheitliches Kollaborationserlebnis ein.
Das Ziel
Für demicon bestand das übergeordnete Ziel darin, eine Lösung zu entwickeln, die die Werte und die Kultur der EOS Group widerspiegelte und die der Digitalisierungsstrategie des Unternehmens entsprach. Das Projekt beinhaltete die Zusammenführung interner Plattformen (Confluence und Unternehmensintranet), um allen Mitarbeitenden von EOS eine soziale Intranet-Plattform zu bieten.
Mit 10.000 Mitarbeitenden kann reibungslose Zusammenarbeit schwierig sein, aber für die EOS Group war Zusammenarbeit schon immer ein wichtiger Teil der Unternehmenskultur. EOS Group ist aufgeschlossen, progressiv und entspannt, wenn es um ihre Confluence-Plattform geht — beeindruckende Eigenschaften für ein Unternehmen dieser Größe. Tausende von Blogbeiträgen werden von den Mitarbeitern verfasst und Hunderte von Bereichen werden für die Arbeit in Teams und an Projekten genutzt.
Angesichts der Anzahl von Mitarbeitern, die auf einer Plattform wie Confluence zusammenarbeiten, besteht die Herausforderung darin, eine gute Struktur und Seitennavigation zu finden. Je mehr Inhalte und Kenntnisse auf Confluence gespeichert und geteilt werden, desto wichtiger ist es, eine Struktur zu schaffen, damit diese Inhalte auch gefunden und verwendet werden können. Folglich bestand eine der größten Herausforderungen darin, die Komplexität eines Arbeitsumfelds für 10.000 Mitarbeitende in eine Informationsarchitektur zu integrieren, die sowohl flexibel als auch leicht verständlich ist.
„Confluence ist sofort einsatzbereit. Auf Unternehmensebene muss jedoch etwas mehr getan werden — vor allem, wenn eine hohe Akzeptanz und Nutzung für eine digitale Arbeitsumgebung mit hervorragender Benutzerfreundlichkeit und Benutzererfahrung erreicht werden soll. Refined bietet ein fantastisches Toolset, das es einfacher macht, eine bessere Informationsarchitektur für die Nutzenden zu erstellen. Um nur einige der hilfreichen Funktionen zu nennen: Kategorien, Unterkategorien, verschiedene Farbschemata und individuelle Dashboards. Refined ist einfach die beste und solide Basis, wenn du deine Confluence-Plattform verbessern möchtest. Da wir ein Partnerunternehmen von Refined sind, haben wir uns für diese Zusammenarbeit entschieden.“ — Lars Bachmann
Die Lösung
Das demicon-Team nutzte sein Fachwissen, um das Unternehmensintranet, Confluence und Refined zu kombinieren und die EOS-Kollaborationsplattform zu entwickeln. Für die EOS Group war die ideale Plattform sowohl ein Wiki als auch ein Social Business-Intranet. demicon wusste aus Erfahrung, dass eine Kombination aus Wikis und sozialen Intranets unstrukturiert und unübersichtlich sein kann, aber mit den Funktionen von Refined und ihrem eigenen technischen Fachwissen fanden sie die ideale Lösung.
Die folgenden Apps wurden u.a. verwendet:
- Refined for Confluence
- Refined Toolkit for Confluence
- Scroll PDF Exporter
- Team Calendars for Confluence
- Questions for Confluence
- User Profiles for Confluence
- Enterprise News Bundle
Darüber hinaus wurden mehrere Benutzermakros von demicon speziell für die EOS-Kollaborationslösung erstellt. Dazu gehören ein Newsticker, der IT-Warnungen anzeigt, die auf der ausgewählten Confluence-Sprache basieren, und die Kategoriesuche (Category Search), die zusammen mit der Struktur- und Organisationsfunktion von Refined verwendet wird.
Das Ergebnis
Ein hocheffektives Software-Kollaborationstool, das auf Confluence und Refined for Confluence basiert, um die Zusammenarbeit zwischen 10.000 Mitarbeitenden zu erleichtern.
Unternehmen, die nach einer maßgeschneiderten Confluence-Lösung suchen, können Kontakt mit den Experten von demicon aufnehmen.
Hier sind ein paar Ratschläge:
- Es ist wichtig, sich vor und während des Projektes um alle Beteiligten zu kümmern
- Kommunikation ist sehr wichtig.
- Einfach loslegen!
„Mit den Funktionen von Refined klappt es. Zum Beispiel mit Kategorien auf Menüebene, Unterkategorien, vielen einzelnen Dashboards, um Inhalte zu aggregieren, und einem zusätzlichen Farbschema für die Wiki-Spaces. Darüber hinaus haben wir zusätzlich zu Refined ein Benutzermakro entwickelt, das wir „Category-Search“ nennen. Es ist eine einfache strukturierte Funktion auf Kategorienebene, die alle Bereiche, die zu einer Kategorie gehören, in Echtzeit durchsieht.“ — Lars Bachmann
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